企业公章管理不当产生的后果

更新时间：2015年8月31日 9:39    内容来源：浙江志和律师事务所 潘伟军律师   

　　案例：

　　2014年1月，马某入职杭州××实业公司，担任该公司人事主任。因马某为该公司法定代表人好友介绍的，因此，该公司股东们对其非常信任。因人事管理的需要，公司就将公章交由马某使用。入职一年左右，马某工作表现并没有好友介绍的那么出色，经常不按时上下班。公司多次要求其改正皆未果。

　　2015年5月，马某突然旷工，经公司通知仍未到职。6月，公司即收到杭州市萧山区劳动仲裁委员会的开庭通知。至此，公司才得知，马某利用管理公章的职权私自在一份假的劳动合同上盖章。该劳动合同中约定：一、年薪15万元，每月支付生活费3000元，余下的工资在年终结清，奖金为年终奖，公司根据被报案人的工作表现和业绩给其不低于年薪的百分之三十；二、报案人每年一次性补助被报案人10000元作为除养老保险以外的其余四险一金；三、报案人每年补助被报案人车辆使用费用30000元。

　　对于上述条款的约定，公司上下闻所未闻。也就是说，马某所持有的是“假合同真公章”。公司向公安部门报案，公安部门以无法认定事实为由不予以立案，劳动仲裁委因被申请人举证不能，也无法裁定驳回申请人请求。对此，公司付出了较为深刻的代价。

　　分析：

　　此案对我们的深刻教训是必须重视对公章的管理制度。我们判断合同的真伪的唯一依据是所盖公章的真伪。那么，当公章为真的时候，我们很难举证合同为假。对此，我们唯一的做法是完善公章管理制度，加强对公章使用的管理。

　　首先，实施“一公司一公章制度”。尽管现行法律有关于伪造公章罪的规定，但很多小微企业为了使用的方便，通常一公司持有两个公章。法定代表人管理一个，另一个交由财务使用。在这里就存在很大的法律风险，因为章的使用人一多我们就很难控制公章的使用范围。从而，很难追究因公章使用不当的责任。

　　第二，如果为了使用公章的方便，公司可以指定一可靠人员专门管理公章，专门由该人管理公章的使用。但是必须签订“公章使用承诺书”。该承诺书的主要内容为：某人为某公司的员工，从×年×月×日起管理公章，同时承诺妥善管理公章，任何文件需要盖公章的，需经法定代表人审批，签字后才能使用。否则，不得使用公章。那么，即使有一天该“可靠人物”也用了一份盖有真的公章的假合同时，公司可以举证该份承诺书，要求员工出示审批文件，否则，公司有理由认为该合同为员工私自盖章所得。

　　第三，建立“公章使用登记表”。凡使用公章者必须在公章管理人处登记，使用时间，使用人，公章使用用途，联系电话及身份证号码。这一登记表的建立，不仅有利于在出现事故时倒查使用人员，同时有利于规制公章的使用，防止滥用公章的行为。

作者：  编辑：蔡玲